電子帳簿保存法の電子取引データ保存のルールを解説！2024年1月からの改正点は？

電子データで受領した請求書などはこれまでプリントアウトした書面を整理して保存しておくことが認められていましたが、2024年1月1日以降は原則として電子取引データ保存のルールに従って保存しておくことが求められます。対応はできていますでしょうか？税務調査等で問題にならないように電子取引データ保存のルールを理解しておきましょう。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿書類のデータ保存する際のルールを定めた法律のことをいいます。電子帳簿保存法が定めるルールに則ってデータ保存することによって、経理のデジタル化を図ることができます。

電子データは改ざんされやすいという性質があるため、保存方法毎に、対象となる帳簿書類や真実性・可視性を担保するためのルールが設けられています。

①電子帳簿等保存

会計ソフトなどで作成した帳簿を紙に出力せずデータのまま保存することができます。

②スキャナ保存

紙の書類をスキャンして、スキャンデータを保存することができます。

③電子取引データ保存

電子データで送受信した取引に関する情報は、原則としてそのままデータで保存しなければなりません。

①電子帳簿等保存と②スキャナ保存は、任意の制度であるため、データで保存することが義務づけられている訳ではありません。それに対して、③電子取引保存は強制適用されるもので、該当する情報は電子取引データ保存のルールに従って保存しておくことが求められています。

電子帳簿保存法の電子取引データ保存のルールを解説！

電子取引データとは？

電子取引データとは、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などをデータでやり取りした際の、そのデータのことをいいます。例えば、メールで受領したり、専用のプラットフォームからダウンロードした請求書などが対象となります。発行した側も受領した側も同様です。

2024年1月1日以降の電子取引データの保存の原則的なルール

これまでは、一定の要件の下、電子取引データをプリントアウトした書面を整理してファイリングすることが認められていましたが、2024年1月1日以降は、原則として、改ざん防止の対策と検索できるようにした上で、データで保存しておくことが必要となります。具体的な要件は次のとおりです。

電子取引データを保存する際の要件＜原則＞

原則として、次の4つの要件をすべて満たした形で保存しておくことが求められます。

要件1の改ざん防止のための措置には、事務処理規程の整備・運用、タイムスタンプの付与、専用システムの利用などの方法があります。このうち事務処理規程の整備・運用であれば、システム費用をかけずに導入することができます。国税庁のホームページで事務処理規程のサンプルが公開されています。

要件2の検索要件は、専用のシステムを導入しなくても、表計算ソフトで索引簿を作成する方法や規則的なファイル名を付す方法で対応することができます。例えば、データのファイル名に「日付・金額・取引先」を入れておき、特定のフォルダに集約しておけば、フォルダの検索機能を使って検索することができます。

なお、次のどちらかの要件に当てはまる事業者（検索機能不要措置対象者）は、税務調査等の際にデータをダウンロードできるようにしておけば、要件2の検索要件は不要となります。

原則的なルールに対応できないときの猶予措置とは？

このように必ずしも専用システムを導入しなくても、電子取引データ保存のルールに対応することは可能です。しかし、システム整備が間に合わなかったり、人手不足などで原則的なルールにどうしても対応できないこともあるでしょう。このように、原則的なルールに対応できない相当の理由がある場合は、例外的なルール（猶予措置）によることができます。なお、猶予措置を適用するにあたって、税務署への事前届出は必要ありません。

猶予措置の要件は次のとおりです。

この猶予措置を適用する場合、送受信した電子取引データを消去せずに保存し、税務調査などの際に、データやデータをプリントアウトした書面を渡せるようにしておけばよいこととなります。これであれば比較的対応しやすいでしょう。

これらの電子取引データ保存に関するルールを整理すると次のようになります。

（みんなの経理部提供『図解でわかる電子帳簿保存制度』より）

まとめ

電子帳簿保存法の電子取引データ保存について解説しました。法人税や所得税の申告や納税が必要となる方は必ず対応しなければなりません。ルールを理解して、対応のための費用や時間を抑えて、自社にあった方法で対応するようにしてください。

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