請求書を初めて作るときは、どんな項目を書けばいいのか迷いますよね。ネットを探せばいろんなテンプレートがあるものの、どれを選べばいいか迷う人も少なくないでしょう。
そこで今日は、代表的な請求書の作り方と、請求書に書くべき項目をご紹介します。きちんとした請求書を作りたい人は、ぜひ参考にしてみてください。
請求書の作り方は大きく分けて3つ
請求書の作り方は、大きく分けて3つの種類があります。
それが、こちらです。
- 市販の請求書に手書きで記入する
- Excelやスプレッドシートで作成する
- 専用ソフトで作成する
どの方法が適しているかは会社の規模や担当者のスキルによるところが大きいものの、どれくらいの頻度で請求書を作成するかによっても異なります。
仮に請求書を毎月、継続して発行する場合で考えると、手書きで記入するのは大変な作業です。この場合は、手書き以外の方法を選ぶのが得策といえるでしょう。
ただ、専用のソフトで作成するとなればそれなりに費用がかかります。また、Excelやスプレッドシートで作成する場合は、請求書を自作したり必要に応じて微調整したりするスキルが必要です。
どの方法にもメリットとデメリットがありますので、今後の状況や持っているスキルに合わせて最適な方法を選んでみてください。
請求書に書くべき8つの項目
続いて、請求書に書くべき項目をご紹介します。
実は請求書に書くべき項目については、特に明確な決まりがあるわけではありません。ただ書いておかなければ後でトラブルに発展する恐れがあるため、これからご紹介する項目については記載しておくことをオススメします。
請求書に書くべき項目は、次の8つです。
- 発行者の氏名または会社名
- 請求先の事業者名または氏名
- 請求書の発行日
- 実際に取引のあった日付、内訳
- 軽減税率の対象品目であれば、その旨
- 税込みでの請求金額、税率
- 振込先の口座情報
- 支払いサイト、支払期日（支払期限）
この8つについては、請求書のフォーマットに記載する欄があるかどうかを確認してから作成に取りかかるとよいでしょう。
必要に応じて記載の検討が必要な項目
他にも必要に応じて記載を検討すべき項目がありますので、あわせてご紹介します。
その1.振込手数料について
1つ目の項目は、振込手数料についてです。
振込手数料を先方に負担してもらいたい場合は、その旨も記載しておく必要があります。もし記載していなければ、先方は振込手数料を差し引いた金額で振り込んでくるかもしれません。
記載する場所に決まりはないものの、先方の気付きやすい場所へ記載しておく必要があります。迷ったときは「口座情報」の辺りか「備考欄」に記載しておけば、問題なく気付いてもらえるでしょう。
記載する文言としては「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にて負担していただきますようお願いします」といった言葉を記載するのが一般的です。
その2.締め日
継続で受注している場合や支払いサイトが決まっている場合は、締め日の記載についても検討しなければいけません。
特に注意しなければいけないのは、締め日と請求書の発行日が異なる場合です。
1つの例として、こちらをご覧ください。
| 締め日：3月末日
発行日：4月3日 |
このように締め日と発行日が異なる場合、請求書には実際の発行日ではなく締め日を書く必要があります。もし両方の日付を書けるなら、請求書内には締め日をハッキリと記しておかなければいけません。
なぜなら、一般的には「発行日＝締め日」とみなされるからです。
仮に締め日を記載しないまま発行日に「4月3日」と記載してしまった場合、4月分の買掛金として先方に処理されても文句は言えません。だからこそ締め日の記載が重要なのです。
締め日と発行日が異なる場合は、発行日を締め日の日付で記載するか、請求書内に締め日を記載しておく必要があります。不要なトラブルを防ぐためにも、ぜひ覚えておいてくださいね。
その3.請求番号・見積番号・納品番号
毎月たくさんの請求書を発行する場合は、請求番号を振っておくと何かと便利です。
請求番号から請求内容や取引内容を検索できるようにしておけば、後で何かしらの照合が必要となったときに役立ちます。
また請求書に見積番号や納品番号を記載しておけば、お互いに取引の内容や流れを把握しやすいでしょう。見積もり～請求までの番号を統一しておけば、さらに管理しやすくなります。
今は請求書の数が少なくても、今後は増えていくかもしれません。そう考えると、せっかく請求書を発行するなら番号を振っておくよう今から習慣付けておいても良さそうですね。
その4.繰越金額
繰越金が発生している場合には、繰越金額の記載も必要となります。
繰越金とは、その名の通り「前月までに請求した金額のうち、今なお入金となっていない（繰り越した）金額」のこと。いわば「売掛金の残高」です。
仮に支払いサイトが60日だった場合、請求から入金までの間に請求書を発行するタイミングがもう一度あるかもしれません。その場合には、繰越金額の欄に繰越残高を記載します。
ただし請求書のフォーマットによっては繰越金額の欄がない可能性もあるため、後から必要になった場合は厄介です。あらかじめ決まったフォーマットで請求書を作っていた場合、追加で欄を作るのは意外と面倒な作業を伴います。
また繰越金があると確認や計算にも手間を取られるため、取引先の多い会社ほど管理が大変です。
計算ミスがあっても困りますので、繰越金が発生すると最初から分かっているなら請求書は専用ソフトでの発行をオススメします。専用のソフトを使用してもまだ管理が大変だと感じた場合は、サポートしてくれる会計事務所を探してみるとよいでしょう。
まとめ
今日は代表的な請求書の作り方と、請求書に書くべき項目をご紹介しました。
請求書は一度ひな型を作っておけば、後が楽です。会計ソフトの中には請求内容を仕訳に反映してくれるタイプもありますので、ぜひいろんな方法を検討してみてほしいと思います。
