会社は最低、年に一回、決算をしなければなりません。この決算を年一回ではなく、毎月行うことが月次決算です。なぜ、月次決算をするとよいのでしょうか？
月次決算とは？
月次決算とは、「毎月決算をすること」です。
会社の場合は、会社法や税法で、年一回決算をすることが求められています。それに対して、月次決算は法律などの規則で実施を求められているものではありません。
そのため、月次決算をするかどうかは、社長が任意に決めることです。しかし、月次決算は経営にとても重要な情報を提供してくれるので、多くの会社で行われています。大きな会社では漏れなく実施しているといってもよいでしょう。
うちは小さな会社だし、なんとなく儲かっているかどうかをわかっているので、そこまでしなくてもよい・・・という社長も多くいらっしゃいます。
しかし、実際に決算をしてみたら赤字だったり、逆に大きな黒字で多額の税金が発生したり、正確に把握できていなかったということはよくあるのです。
小さな会社でも月次決算は必ずやっておきましょう。
月次決算のメリット
月次決算には、次のようなメリットがあります。
①会社の状況がタイムリーに把握できる
利益がどれくらい出ているか、資金繰り状態はどうか、など当月までの損益と財産の状況が明確に把握されることで、経営上の問題点の発見や改善に迅速に対応することができます。
②節税対策や納税対策ができる。
月次決算で月々の損益を見ていけば、年間でどの程度税金が発生するかが見えてきます。税金が多額になりそうであれば、税務上の特典を受けることができるかなどを検討し、節税対策を行うことができます。また、早い段階で納税資金の準備を行うことができます。
③年度決算が楽になる
月次できっちりと経理処理をしておけば、年度決算が楽に、かつ、早期に終えることができます。決算作業が毎月のルーチンとなり、分業を図ることができるなど、効率的な経理体制を作ることにもなります。
④月ごとの特性が把握できる。
毎月の売上などが把握することができるようになり、その月ごとの特性を把握することができます。毎年この月は売上が多い・少ない、というような特性がわかれば、売上の構成を変えたり、人員を調整するなど、経営上の施策を講じることができます。
⑤金融機関などへの説明資料となる。
期の途中で金融機関に融資の申込をすると、通常は、直近までに月次試算表を求められます。月次決算を行い、月次試算表を用意しておけば、融資もスムーズに進むこととなります。
また、金融機関の担当者と定期的に面談をして、その都度、直近の月次試算表をもとに事業の状況の説明をしておけば、金融機関と良好な関係を築くことができます。
月次決算はいつまでにすればいい？
もちろん月次決算は早ければ早いに越したことはありません。
早い会社では５営業日から10営業日を目安に月次決算を固めています。しかし、そのような会社は月次決算を早期に行うためにシステムで対応していたり、充分な経理体制を整えていたりしています。そうでない会社であれば、15営業日あたりを目安にすればよいのではないでしょうか。月次決算を固めて、それを経営会議や取締役会で報告する、ということを多くの会社で行っています。
月次決算を実施するときのポイント
月次決算を実施するときのポイントは次のとおりです。
①適時に会計ソフトに入力する習慣をつける
日々の取引は溜めずに、適時に会計ソフトに入力していきましょう。小さな会社で、社長が経理業務もやっているという場合は、週一回など日を決めるとよいでしょう。早期に習慣づけることが大切です。
②大きな支出は毎月按分して計上する
例えば、年2回賞与を支給することが決まっているような場合など、ある時期に大きな支出を予定しているときは、その支出見込額を毎月に按分し、毎月分割計上していくとよいでしょう。その際は、引当金や未払金として計上します。そうすると、ある月に経費が偏って計上されず、平準化された上で、毎月の業績を把握することができます。固定資産税が多額になるときなども同様です。また、減価償却費も年間の見込額を毎月按分して計上しましょう。
③概算金額の計上でもよい
売上や経費がなかなか固まらない、というときは概算金額を計上しても問題ありません。
月次決算はあくまで内部の経営管理で使うものだからです。
④発生基準で計上する
月次決算であっても、主な売上や仕入、経費については発生基準で計上しておきましょう。
現金基準で計上していると、年度決算の際に調整を入れることとなります
まとめ
月次決算のメリットや月次決算を実施するときのポイントについて解説しました。会社が小さなときから月次決算を毎月行い、その数字を見ていく習慣をつけていれば、必ず、会社が大きくなったときに手に取るように問題点がわかり、適切な対策を講じたりすることができるようになります。月次決算は会社を大きくする上でも必要不可欠なものなのです。
